Tareas MSD

Planificador Profesional de Tareas para Equipos de Trabajo

Descripción de Tareas MSD

Pantalla Principal de Tareas MSD

Tareas MSD es un potente gestor de tareas que le permitirá gestionar fácilmente, y de forma visual, las actividades y trabajos de varias personas, gracias a sus planificadores diario y mensual.

Muchas empresas han descubierto la utilidad de este programa, que permite limitar el acceso de cada usuario a la información, de forma que sólo pueda acceder a sus propias tareas, a las de su equipo de trabajo o a las de su departamento.

Cada tarea lleva asociado de forma automática un número de orden de trabajo único, que puede imprimirse para que la firme el cliente.

Se pueden utilizar los distintos estados de las tareas para realizar un seguimiento del cumplimiento de las mismas (pendiente, iniciada, terminada, suspendida y anulada).

Las tareas se pueden asociar a Proyectos y a Clientes. Esta información se puede utilizar para encontrar fácilmente las tareas que pertenecen a un proyecto o a un cliente determinado.

Tareas MSD incluye un módulo estadístico que permite conocer en detalle el grado de cumplimiento de las tareas de cada equipo de trabajo, por lo que se puede saber qué equipos terminan sus tareas a tiempo y cuáles no. También incluye un módulo de facturación, que muestra la información de facturación de las tareas terminadas, agrupada por equipo de trabajo, por proyecto y por cliente.

Estos son algunos ejemplos de las actividades que se pueden gestionar con este programa:

  • Una secretaria podría gestionar la agenda de uno o más jefes, controlando las visitas, reuniones, trabajos, viajes, etc.
  • Un encargado podría gestionar las actividades de sus empleados, con la posibilidad de tener almacenados trabajos predefinidos que se suelen realizar rutinariamente.
  • Una empresa de servicios podría gestionar los trabajos de sus empleados, con la posibilidad de clasificarlos por proyecto y asignarlos a un cliente determinado.
  • Un profesional podría gestionar las visitas de sus clientes, asignándoles día y hora para las visitas.

Todos los informes que genera el programa se pueden grabar en disco en formato PDF.


¿Quién utiliza Tareas MSD

  • Empresas y autónomos que tienen trabajadores en la calle y desean controlar sus tareas y gestionar las órdenes de trabajo.
  • Jefes de departamento que desean llevar un control exhaustivo de los trabajos que asigna a sus empleados o grupos de trabajo.
  • En general, cualquier persona responsable de gestionar las tareas de uno o más trabajadores, que desee conocer si los trabajos se realizan en los tiempos previstos.

Imágenes de Tareas MSD

Puede hacer clic sobre las imágenes para verlas a tamaño completo, y puede usar el ratón o las flechas derecha e izquierda para pasar a la imagen siguiente o a la anterior.

Crear Equipos de Trabajo en Tareas MSD

Equipos de Trabajo

Lo primero que hay que hacer para poder trabajar con el programa Tareas MSD es crear equipos de trabajo, que pueden constar de una o más personas.

Cuando se crea una tarea hay que indicarle qué equipo de trabajo se va a encargar de ella, por lo que lo primero que hay que hacer en el programa es crear uno o más equipos de trabajo.

Crear Trabajos Predefinidos en Tareas MSD

Trabajos Predefinidos

Cuando un tipo de trabajo se va a repetir muchas veces, es conveniente crear para él un registro en la base de datos de Trabajos Predefinidos.

De esta forma, al crear una nueva tarea basada en un trabajo predefinido, la mayoría de los campos de la tarea se rellenarán automáticamente con los datos del trabajo predefinido, lo que supone un buen ahorro de tiempo y esfuerzo.

Crear Proyectos en Tareas MSD

Proyectos

Cada tarea que se crea en Tareas MSD se puede asociar a un proyecto, de forma que podamos controlar todos los trabajos que se han realizado para cada proyecto.

Antes de poder asignar proyectos a las tareas hay que crearlos en la base de datos de Proyectos del programa.

No es obligatorio crear proyectos ni asignarlos a las tareas. Es decir, el campo Proyecto de las tareas se puede dejar en blanco.

Crear Clientes en Tareas MSD

Clientes

Cada tarea que se crea en Tareas MSD se puede asociar a un cliente, de forma que podamos controlar todos los trabajos que se han realizado para cada cliente.

Antes de poder asignar clientes a las tareas hay que crearlos en la base de datos de Clientes del programa.

No es obligatorio crear clientes ni asignarlos a las tareas. Es decir, el campo Cliente de las tareas se puede dejar en blanco.

Editar Tareas en Tareas MSD (Descripción)

Editar Tareas, Descripción

Las Tareas son el objeto de Tareas MSD. Una vez que hemos creado Equipos de Trabajo ya podemos crear tareas. La utilización del resto de bases de datos mencionadas anteriormente (Trabajos, Proyectos y Clientes) es opcional, aunque son muy útiles y recomendables.

Se pueden crear tareas desde las pestañas "Planificador Diario", "Planificador Mensual" y "Tareas detalladas".

En la pestaña "Descripción" del diálogo de edición de tareas se introduce la información básica de cada tarea.

Editar Tareas en Tareas MSD (Planificación)

Editar Tareas, Planificación

La pestaña "Planificación" del diálogo de edición de tareas permite indicar las fechas previstas de la tarea, su estado de ejecución y las fechas reales de inicio y terminación.

El estado de la tarea permite hacer un seguimiento detallado de la evolución de los trabajos de cada tarea.

Editar Tareas en Tareas MSD (Periodicidad)

Editar Tareas, Periodicidad

La pestaña "Periodicidad" del diálogo de edición de tareas permite indicar si la tarea es única o periódica.

En el caso de tareas periódicas, se pueden seleccionar varios tipos de periodicidad diferentes (desde horaria hasta anual), así como la duración de la periodicidad (infinita, número limitado de ocurrencias o fecha de finalización).

Planificador Diario en Tareas MSD

Planificador Diario

En la pestaña "Planificador Diario" se presentan las tareas creadas en el programa de forma visual, organizadas por días y por equipos de trabajo.

La botonera del planificador diario tiene controles que permiten seleccionar el día de presentación de las tareas, así como el número de días y el número de equipos de trabajo que se presentan simultáneamente.

Planificador Mensual en Tareas MSD

Planificador Mensual

En la pestaña "Planificador Mensual" se presentan las tareas creadas en el programa de forma visual, organizadas por mes y por equipos de trabajo.

La botonera del planificador mensual tiene controles que permiten seleccionar el mes de presentación de las tareas, así como el número de equipos de trabajo que se presentan simultáneamente.

Tareas Detalladas en Tareas MSD

Tareas Detalladas

En la pestaña "Tareas Detalladas" se presentan las tareas creadas en el programa en una tabla de datos. El color de la descripción de las tareas indica su grado de cumplimiento.

En la parte inferior de la pantalla se presentan varias ventanas con información sobre la tarea seleccionada en la tabla de datos.

Estadísticas en Tareas MSD

Estadísticas

En la pestaña "Estadísticas" se presenta un resumen del número de tareas asignadas a cada equipo de trabajo que se encuentran en cada uno de los estados posibles.

Especialmente interesantes son los contadores que indican el número de tareas que están fuera de plazo, es decir, que no se han iniciado o terminado dentro de las fechas previstas.

Facturación en Tareas MSD

Facturación

Al editar las tareas terminadas se les puede asignar el número de horas facturadas y el importe facturado por dichas horas.

En la pestaña "Facturación" se presenta esa información de facturación de las tareas terminadas. La información se presenta agrupada por equipo de trabajo, por proyecto y por cliente.

Orden de Trabajo en Tareas MSD

Orden de Trabajo

Tareas MSD genera de forma automática órdenes de trabajo para cada tarea. Las órdenes de trabajo pueden ser muy útiles cuando las tareas se realizan en casa de los clientes.

El contenido de las órdenes de trabajo es confeccionado de forma automática por el programa con los datos que se introducen en los distintos campos de la tarea correspondiente.


Información Adicional

Tareas MSD es un planificador visual de tareas para múltiples trabajadores para todas las versiones de Windows.

También está disponible Tareas MSD Multiusuario, que permite a varios usuarios compartir los datos en una red local.

Tareas MSD se basa en dos conceptos básicos:

  • Equipos de trabajo: este programa está pensado para gestionar los trabajos de varias personas, aisladamente u organizadas en equipos de trabajo. Por esta razón, la unidad básica de funcionamiento del programa es el Equipo de trabajo, que puede estar compuesto por una o más personas.
  • Tareas: las actividades que desarrollan los equipos de trabajo se guardan en el programa en registros llamados Tareas, que pueden ser citas, visitas, trabajos manuales, reuniones, etc.

Es muy fácil de utilizar y permite configurar muchas de sus características para adaptarse a los gustos del usuario. Permite obtener la información filtrada por condiciones sencillas y potentes así como buscar texto por cualquier campo. Todos los datos se pueden obtener por pantalla y por impresora.

Mediante el uso de una contraseña, el usuario puede controlar el acceso al programa, a la configuración y a las distintas funciones individualmente. Además, puede hacer que los datos se guarden encriptados al terminar la ejecución para evitar el acceso no autorizado desde fuera del programa. Gracias a las opciones de seguridad podrá mantener sus datos seguros en casa y en la oficina.


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Módulos y Herramientas de Tareas MSD

En las tablas siguientes se describen los módulos principales del programa, así como las principales herramientas que proporciona.


Módulos Principales de Tareas MSD

Módulo Descripción
Planificador
diario
Permite ver las tareas organizadas por horas y por equipo de trabajo. Se puede configurar el número de días y el número de equipos de trabajo que aparecerán en el planificador simultáneamente.
Planificador
mensual
Permite ver las tareas organizadas por meses y por equipo de trabajo. Se puede configurar el número de equipos de trabajo que aparecerán en el planificador simultáneamente.
Tareas
detalladas
Presenta la información de las tarea en una tabla de datos. También incluye un planificador mensual.
Estadísticas Presenta información detallada sobre el número de tareas de cada equipo de trabajo, el número de tareas en cada estado, la duración total y media de las tareas, así como porcentajes de cada uno de esos valores.
Facturación Presenta información detallada sobre los datos de facturación de las tareas terminadas. Estos datos se presentan agrupados por equipo de trabajo, por proyecto y por cliente.
Equipos de
trabajo
Permite gestionar la base de datos de equipos de trabajo. Cada equipo de trabajo puede constar de uno o más trabajadores.
Trabajos
predefinidos
Permite gestionar la base de datos de trabajos predefinidos. Son trabajos que se realizan de forma habitual y que se pueden asignar a voluntad a las nuevas tareas.
Proyectos Permite gestionar la base de datos de proyectos, que pueden ser asociados a las tareas.
Clientes Permite gestionar la base de datos de clientes, que pueden ser asociados a los proyectos y a las tareas.


Herramientas Principales de Tareas MSD

Herramienta Descripción
Historial Posiblemente una de las herramientas más útiles del programa. Permite asociar a cualquier registro un número ilimitado de anotaciones con fecha. Se puede utilizar para hacer un seguimiento de las relaciones con bancos, proveedores, clientes y contactos en general.
Copia de seguridad Permite realizar copias de seguridad de sus datos y restaurarlas cuando sea necesario.  Si el acceso al programa está protegido por contraseña, la copia de seguridad también lo estará.
Procesador de texto Permite almacenar en cualquier registro del programa documentos de texto enriquecido, con texto formateado, tablas, gráficos y mucho más. Puede abrir documentos de Word y páginas web.
Hoja de cálculo Permite almacenar en cualquier registro de los módulos principales del programa una hoja de cálculo con formato compatible con Microsoft Excel.
Visualizador de imágenes El programa permite guardar una imagen en cada registro del programa. Esta herramienta permite ver e imprimir dichas imágenes.
Calculadora Todos los campos numéricos del programa tienen asociada una calculadora.


Tareas MSD

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