Documentos MSD

Gestor de Documentos y Registro de Correspondencia

Descripción de Documentos MSD

Pantalla Principal de Documentos MSD

Documentos MSD es un potente gestor de documentos y registro de correspondencia que permite almacenar toda clase de información sobre documentos físicos o digitales.

Además de la información básica de los documentos (título, subtítulo, código, número, etc), de la información de catalogación (proyecto, cliente, grupo, tipo de documento, idioma) y de la información sobre el autor, el programa permite anotar la ubicación de los documentos físicos y también la de los documentos electrónicos.

Documentos MSD tiene dos utilidades básicas para toda clase de empresas, organismos públicos, profesionales y autónomos:

  • Clasificar toda la documentación de una forma fácil y ordenada, pudiendo obtener después la información de muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, tipo de documento, ubicación, autor, etc.
  • Llevar un registro entrada y salida de correspondencia, con numeración automática de documentos por años, o numeración manual controlada por el usuario, pudiendo obtener después la información de muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, remitente, destinatario, tipo de documento, ubicación, etc.

Documentos MSD posee una tecnología de gestión de datos de primer nivel. Permite ordenar, agrupar y filtrar la información por cualquier combinación de campos. Cualquier combinación de ordenación, agrupación o filtrado de información puede ser visualizada o impresa en un informe y también puede ser guardada para recuperarla en cualquier momento.

Esta avanzada tecnología de gestión de datos permite ver, por ejemplo, los documentos agrupados por proyecto y por cliente, o por tipo de documento y por ubicación, por fecha de creación y por fecha de modificación, etc. Las posibilidades son infinitas.

El programa permite almacenar la localización física de los documentos mediante una base de datos de ubicaciones con estructura jerárquica en árbol de profundidad ilimitada, con la que se puede crear una estructura como Edificio, Planta, Oficina, Estantería, Balda, Carpeta, etc.

Documentos MSD no sólo sirve para clasificar documentación física en papel. También permite controlar la documentación electrónica, es decir, documentación almacenada en discos duros, CD-ROM, DVD's, etc. También puede ser utilizado para gestionar documentos multimedia (música, películas, documentales, etc).

Todos los informes que genera el programa se pueden grabar en disco en formato PDF.


¿Quién utiliza Documentos MSD?

  • En general, empresas y profesionales que desean tener catalogada y controlada su documentación importante.
  • Gestorías, Notarías y Abogados, para llevar un control informatizado de los documentos de sus clientes, incluida su ubicación física (oficina, estantería, carpeta, etc.)
  • Bibliotecas y departamentos de documentación de empresas, para controlar los documentos importantes y para gestionar los préstamos de la documentación a clientes o a empleados de la empresa.
  • Organismos oficiales y empresas para gestionar el registro de entrada y salida de documentos.

Información Adicional

Documentos MSD es una herramienta de gestión de documentos y correspondencia para todas las versiones de Windows.

También está disponible Documentos MSD Multiusuario, que permite a varios usuarios acceder simultáneamente a los datos del programa a través de una red local.

Documentos MSD consta de dos módulos principales:

  • Documentos: este módulo permite la gestión de la documentación de una empresa, de un organismo público o de un profesional. Los documentos se pueden clasificar por grupo, por proyecto, por cliente y por tipo de documento. Permite catalogar tanto documentos físicos, como documentos en formato digital. Además, permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares: grupos, tipos de documento, autores e idiomas.
  • Registro de correspondencia: este módulo permite la gestión de la correspondencia documental de una empresa, de un organismo público o de un profesional. El programa genera números de documento automáticos y también permite la asignación de números de documento manuales. Los documentos se pueden clasificar por procedencia, por remitente, por destino, por destinatario, por grupo, por tipo de documento, por expediente y por tipo de respuesta. Este módulo también permite gestionar las respuestas a los documentos, facilitando el control de fechas para los documentos pendientes de respuesta. Además, permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares: grupos, tipos de documento, expedientes, entidades y contactos.

Además de lo anteriormente expuesto, el programa permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares comunes a todos los móldulos: proyectos, clientes, ubicaciones, tipos de fichero, tipos de soporte, soportes lógicos y países.

Documentos MSD es muy fácil de utilizar y permite configurar muchas de sus características para adaptarse a los gustos del usuario. Permite obtener la información filtrada por condiciones sencillas y potentes así como buscar texto por cualquier campo. Permite generar un número ilimitado de informes distintos que se pueden obtener por pantalla y por impresora.

Mediante el uso de una contraseña, el usuario puede controlar el acceso al programa. Además, puede hacer que los datos se guarden encriptados al terminar la ejecución para evitar el acceso no autorizado desde fuera del programa. Gracias a las opciones de seguridad podrá mantener sus datos seguros en casa y en la oficina.


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Módulos y Herramientas de Documentos MSD

En las tablas siguientes se describen los módulos principales del programa, así como las principales herramientas que proporciona.


Módulos Principales de Documentos MSD

Módulo Descripción
Documentos Permite gestionar la base de datos de Documentos y presenta los datos con tres vistas distintas: tabla, bandas y fichas.
Registro de
correspondencia
Permite gestionar la base de datos de Correspondencia y presenta los datos con tres vistas distintas: tabla, bandas y fichas.
Préstamos Permite llevar un control de los documentos prestados, de las personas a las que se prestan, de las fechas en las que se prestan y de los plazos de devolución.
Bases de datos
Auxiliares
Permite gestionar cerca de veinte bases de datos que sirven de apoyo para los módulos principales. Entre otras: proyectos, clientes, ubicaciones, contactos, autores, editoriales, etc.


Herramientas Principales de Documentos MSD

Herramienta Descripción
Copia de seguridad Permite realizar copias de seguridad de sus datos y restaurarlas cuando sea necesario.
Procesador de texto Permite almacenar en cualquier registro del programa documentos de texto enriquecido, con texto formateado, tablas, gráficos y mucho más. Puede abrir documentos de Word y páginas web.
Hoja de cálculo Permite almacenar en cualquier registro de los módulos principales del programa una hoja de cálculo con formato compatible con Microsoft Excel.
Visualizador de imágenes El programa permite guardar una imagen en cada registro del programa. Esta herramienta permite ver e imprimir dichas imágenes.
Corrector Ortográfico Utilice esta potente herramienta para realizar correcciones ortográficas multilingües en los campos de edición del programa y en los documentos creados con el procesador de textos integrado.
Calculadora Todos los campos numéricos del programa tienen asociada una calculadora.


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