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• Documentos: este módulo permite la gestión de la documentación de una empresa o de un profesional. Los documentos se pueden clasificar por grupo, por proyecto, por cliente y por tipo de documento. Permite catalogar tanto documentos físicos, como documentos en formato digital.
  
  El programa permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares para este módulo: grupos, tipos de documento, autores e idiomas.
   
• Registro de correspondencia: este módulo permite la gestión de la correspondencia documental de una empresa, de un organismo público, de un profesional, etc. El programa genera números de documento automáticos y también permite la asignación de números de documento manuales. Los documentos se pueden clasificar por procedencia, por remitente, por destino, por destinatario, por grupo, por tipo de documento, por expediente y por tipo de respuesta. Este módulo también permite gestionar las respuestas a los documentos, facilitando el control de fechas para los documentos pendientes de respuesta.
  
  El programa permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares para este módulo: grupos, tipos de documento, expedientes, entidades y contactos.

Además, el programa permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares comunes a todos los móldulos: proyectos, clientes, ubicaciones, tipos de fichero, tipos de soporte, soportes lógicos y países.

Documentos MSD es muy fácil de utilizar y permite configurar muchas de sus características para adaptarse a los gustos del usuario. Permite obtener la información filtrada por condiciones sencillas y potentes así como buscar texto por cualquier campo. Permite generar un número ilimitado de informes distintos que se pueden obtener por pantalla y por impresora.

Mediante el uso de una contraseña, el usuario puede controlar el acceso al programa. Además, puede hacer que los datos se guarden encriptados al terminar la ejecución para evitar el acceso no autorizado desde fuera del programa. Gracias a las opciones de seguridad podrá mantener sus datos seguros en casa y en la oficina.

Cuanto más utilice Documentos MSD, más útil le parecerá. Si lo desea, puede configurarlo para que se ejecute automáticamente cada vez que se inicie windows.

Este programa es shareware. Si le gusta y decide utilizarlo regularmente, debe registrarlo. 

Las copias no registradas del programa tienen algunas limitaciones, que desaparecerán al introducir la clave de registro. Las limitaciones son necesarias para poner el programa al alcance de todo el mundo con garantías de recibir algo a cambio del trabajo realizado.

Las limitaciones de las copias no registradas son las siguientes:

• Las bases de datos del programa aceptan un número limitado de registros, aunque es más que suficiente para permitir una evaluación confortable del programa.
   
• De vez en cuando aparecerá un diálogo con información sobre el programa y sobre la forma de registrarlo.

Documentos MSD tiene dos utilidades básicas:

• Una empresa, un organismo público o un profesional, podrán clasificar toda su documentación de una forma fácil y ordenada, pudiendo obtener después la información de muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, tipo de documento, ubicación, autor, etc.
   

• Una empresa, un organismo público o un profesional, podrán llevar un registro de documentación de entrada y de salida, con numeración automática por años, o manual controlada por el usuario, pudiendo obtener después la información de muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, remitente, destinatario, tipo de documento, ubicación, etc.

A la hora de obtener la información introducida es donde se ve toda la potencia de Documentos MSD, ya que los datos se pueden ordenar por cualquier campo o combinación de campos. También se pueden agrupar por cualquier combinación de campos, lo que permite ver, por ejemplo, documentos agrupados por proyecto y por cliente, o por tipo de documento y por ubicación, etc. Las posibilidades son infinitas.

Cualquier combinación de ordenación, agrupación o filtrado de información podrá ser visualizada o impresa en un informe.

Documentos MSD no sólo sirve para clasificar documentación física en papel. También permite controlar la documentación electrónica, es decir, documentación almacenada en discos duros, CD-ROM, DVD's etc. También puede ser utilizado para gestionar documentos multimedia (música, películas, documentales, etc).

• La información se presenta en tablas de datos que tienen características muy avanzadas:
  • Permiten ordenar los datos por cualquier columna o combinación de columnas, y en cualquier combinación ascendente o descendente.
  • Permiten agrupar los datos por cualquier columna o combinación de columnas, proporcionando una vista de la información con estructura en árbol.
  • Permiten ocultar o presentar las columnas a voluntad, así como cambiar su posición y tamaño.
  • Permiten filtrar la información por cualquier columna o combinación de columnas, mediante un avanzado gestor de filtros.
  • Permiten cambiar decenas de características para adaptar su aspecto al gusto del usuario. Entre otras muchas, permiten mostrar la información de cada registro en filas de una sola línea o en filas multilínea.
  • Permiten guardar un número ilimitado de configuraciones, que pueden ser restauradas en cualquier momento. Las configuraciones no sólo incluyen el aspecto visual de la tabla y sus campos, sino también los filtros aplicados a la tabla en el momento en que se guardó la configuración.
  • En los módulos principales los datos se muestran con tres vistas distintas: tabla, bandas y fichas. En las bases de datos auxiliares se muestran con dos vistas: tabla y fichas.
  • Los informes presentan exactamente la información tal y como se muestra en las tablas de datos, lo que permite obtener una infinita cantidad de informes distintos.
  • La versión multiusuario permite que los usuarios puedan acceder a sus datos a través de una red local o desde Internet. El administrador del servidor puede restringir el acceso a la información para cada usuario. Por ejemplo, puede hacer que la secretaria vea sólo sus documentos y los de su jefe, o que un trabajador vea sólo sus propias documentos, o que un jefe de departamento vea los documentos de todos los trabajadores de dicho departamento.
• Gestión de proyectos y clientes.
• Gestión automática de número de documento en el registro de correspondencia.
• Posibilidad de filtrar los documentos por cualquier campo de la base de datos.
• Aspecto y funcionalidad del programa configurables por el usuario.
• Fácil de usar, con unas pantallas de manejo muy similares en todas las funciones.
• Facilidad a la hora de encontrar la información, mediante filtros y búsqueda de texto. Esta característica está soportada por un potente gestor de bases de datos relacionales.
• Seguridad de los datos mediante clave de acceso y encriptación. La información se protege durante la ejecución del programa, al guardar la información en el disco tras la ejecución y al realizar las copias de seguridad.
• Informes ilimitados, debido a que presentan el contenido de las tablas de datos, que pueden configurarse a voluntad en cuanto al número de columnas de datos, su posición, su ordenación y su agrupación.
• Rutinas de mantenimiento de los datos, para ayudar en la compactación de la información y en la corrección de posibles problemas de integridad.

Documentos MSD proporciona algunas herramientas que le resultarán muy útiles: